Work breakdown structure là gì? Hướng dẫn chi tiết cách làm WBS

Work Breakdown Structure là gì, ý nghĩa việc xây dựng bảng công việc (WBS) cho dự án, cách làm WBS, nhược điểm của WBS? Đọc ngay bài viết sau để tìm hiểu thông tin chi tiết!

Nội Dung Chính

Tìm hiểu Work Breakdown Structure là gì?

WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure, tạm dịch là cấu trúc phân chia công việc. Đây là một hình ảnh đồ họa của hệ thống phân cấp trong một dự án, không hiển thị phụ thuộc giữa các gói công việc. Chúng ta có thể được tái sử dụng cho các dự án khác, đảm bảo rằng giám đốc dự án suy nghĩ tất cả các khía cạnh của dự án. Nó rất quan trọng và nên tồn tại cho mọi dự án, là nền tảng mà trên đó một dự án được xây dựng, giúp xác định tất cả các giáo phẩm phải hoàn thành (nếu nó không nằm trong Work Breakdown Structure, nó không phải là một phần của dự án) và là một hình ảnh đồ họa của hệ thống phân cấp của một dự án. 

Từ đó đảm bảo khả năng dự án thành công là cao nhất. Trong PMBOK (sách hướng dẫn các cốt lõi trong quản lý dự án) còn hướng dẫn chia tách tiếp các gói công việc này thành các hoạt động (Activities) để từ đó ước lượng nguồn lực và thời gian cần thiết. Đơn vị công việc nhỏ nhất được gọi là các gói công việc (Work package) và được dùng để lập lịch trình cho dự án. Như đúng tên gọi, WBS là phương pháp giúp phân rã và cấu trúc các đối tượng công việc trong toàn bộ phạm vi dự án.

Work breakdown structure là gì?

Work breakdown structure là gì?

Mục đích của WBS trong công việc

Một số mục đích của WBS trong công việc mà chúng ta nên áp dụng:

WBS thường đi kèm với Từ điển WBS (WBS dictionary). Bằng cách tạo ra WBS, ta sẽ làm rõ ra được các công việc, nhiệm vụ cần thiết. Bạn phải đặt mục tiêu phù hợp với mục đích của dự án và xác định các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu. Mục đích của việc tạo WBS là để minh bạch hóa nội dung công việc. Từ điển WBS cung cấp mô tả công việc cần thực hiện cho từng gói công việc trong WBS và nó liệt kê các tiêu chí chấp nhận cho từng giai phẩm, đảm bảo kết quả công việc phù hợp với những gì cần thiết. Mục đích của WBS bao gồm: 

Tạo được nhận thức chung về phạm vi công việc cho cả team: Nếu có công việc không xác định hoặc công việc bị thiếu, việc sửa chữa sẽ được thực hiện để tránh việc bị sót. Người phụ trách có thể kiểm tra công việc sẽ phụ trách trong danh sách. Có thể giảm được việc phát sinh sai lệch về phạm vi công việc với người phụ trách công việc. 

Có thể tạo được estimation cho effort: Khi công việc được phân tách, phạm vi công việc trở nên rõ ràng và số giờ cần thiết có thể được tính toán chính xác hơn. Trước khi phân tách công việc, phạm vi công việc không rõ ràng và không thể tính được thời gian làm việc cần thiết. 

Có thể tạo được scheduled: Bạn có thể tạo một lịch trình chính xác bằng cách phân bổ mọi người và tích lũy yêu cầu. Từ đó, có thể phân bổ resource. Bằng cách phân tách nhỏ công việc, ta thấy được thời gian, nguồn lực cần thiết cho mỗi công việc. 

Ý nghĩa việc xây dựng bảng công việc (WBS) cho dự án

Ý nghĩa việc xây dựng bảng công việc (WBS) cho dự án mà chúng ta nên biết bao gồm: 

Cải thiện hiệu suất làm việc: Các công việc được phân chia tối đa cũng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc một cách đáng kể. Người chịu trách nhiệm hay sự công bằng khi đánh giá hiệu suất làm việc cá nhân được đẩy lên cao nhất. Dựa vào sự phân chia công việc và giới hạn vi phạm, doanh nghiệp sẽ hạn chế những nhầm lẫn.

Nhìn nhận và đánh giá vấn đề: Lúc này bạn đã xác định được cụ thể nguyên nhân, điểm xuất phát của vấn đề cần khắc phục. Việc sử dụng phương pháp trên cũng giống như chiếc chìa khóa mở ra cánh cửa giải quyết các vấn đề phát sinh. Bạn có thể nhìn thấy tầm ảnh hưởng của nó tới cả tiến trình thông qua Work Breakdown Structure. Một vấn đề tốt hay xấu sẽ điều chỉnh tiến độ dự án, từ đó tiến độ dự án sẽ trở nên kịp thời, hiệu quả và chi tiết. Cùng với đó, bạn nắm bắt được nguyên nhân và chịu trách nhiệm cho các sự chậm trễ đó. Nhờ đó mà bạn dễ dàng khắc phục việc chậm tiến độ công việc thông qua các cảnh báo và nhắc nhở. Nhà quản lý có thể thiết lập hoặc đề ra thời hạn và phân quyền chi tiết nhất định để đáp ứng với mỗi dự án.

Ý nghĩa việc xây dựng bảng công việc (WBS) cho dự án

Ý nghĩa việc xây dựng bảng công việc (WBS) cho dự án

Phân tích tài chính giúp kiểm soát tốt hơn: Điều này không những giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn mà còn sử dụng ngân sách tối ưu hơn. Đồng thời, nó giúp đảm bảo được các khoản chi trên tổng các nhiệm vụ không vượt quá ngân sách đã đề ra. Mỗi một nhiệm vụ nhỏ được phân chia cụ thể khiến doanh nghiệp dễ dàng dự tính được khoản chi phí cần thiết cho dự án. 

Tạo nên cấu trúc công việc đơn giản và hiệu quả hơn: Điều này sẽ giúp nhà quản lý phân chia công việc phù hợp, thúc đẩy năng suất làm việc và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ. Khi các công việc có cùng tính chất và cách thực hiện giống nhau được tổng hợp lại thì việc kiểm soát sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. 

Hướng dẫn chi tiết cách làm WBS

Những tips để tạo ra WBS hiệu quả nhất: 

Hướng dẫn chi tiết cách làm WBS như sau: 

Bước 1: Xác định phạm vi dự án, mục tiêu. 

– Phạm vi dự án, các thành viên trong nhóm, mục tiêu nên được ghi lại trên điều lệ dự án. Mục tiêu dự án cần đặt ra các quy tắc để xác định phạm vi dự án.

Bước 2: Xác định các giai đoạn dự án và tài khoản kiểm soát.

– Quản lý cũng có thể tạo điểm kiểm soát, cái mà chia các loại nhiệm vụ cho các lĩnh vực công việc khác nhau mà quản lý theo dõi. Chia nhỏ phạm vi dự án lớn hơn thành một loạt các giai đoạn sẽ đưa nó từ giai đoạn khởi sự đến khi hoàn thành.

Bước 3: Liệt kê kết quả chuyển giao.

Bước 4: Phân cấp mức độ của WBS.

Đặt kết quả chuyển giao từ đầu và chia nhỏ ra mỗi phần, phân nhóm cần thiết để phân bố chúng. Nhà quản lý cần bắt đầu tại quá trình cuối cùng của dự án và nghĩ về kết quả chuyển giao và gói công việc cần để bắt đầu từ ban đầu. Những mức độ của WBS được đưa ra bởi học viện quản lý dự án trong phần nội dung của sách PMBOK.

Bước 5: Chọn người sở hữu công việc.

– Cung cấp các thành viên trong đội dự án với các công cụ, nguồn lực và thẩm quyền mà họ cần để công việc được hoàn thành. Với những công việc được đặt ra, hãy phân nó cho đội dự án.

Hướng dẫn chi tiết cách làm WBS

Hướng dẫn chi tiết cách làm WBS

Nhược điểm của WBS

Nhược điểm của WBS:

– Cần điều chỉnh liên tục.

– Dự án càng lớn, WBS càng lớn.

– Cần sự hợp tác của các bên.

– Mất nhiều thời gian và công sức.

Để giảm thiểu những nhược điểm của WBS, bạn cần áp dụng 4 nguyên tắc sau để đạt được hiệu quả: 

– Không trùng lặp: Mục đích để tránh sự chồng chéo trách nhiệm xử lý và nhầm lẫn khi tính toán chi phí. Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS. 

– Mức độ chi tiết phù hợp: Nếu một nhiệm vụ mất nhiều hơn 2 tuần hoặc 80 giờ để hoàn thành thì mới cần chia nhỏ tiếp. Ngoài ra, khi phân rã công việc, bạn có thể áp dụng nguyên tắc “2 tuần hoặc 80 giờ”. Một WBS nên dừng lại ở ba đến năm cấp độ là lý tưởng nhất. Cấu trúc phân chia công việc cần phải chi tiết, nhưng bạn không nên đi sâu quá mức và kéo dài thời gian thực hiện công việc. 

– Tập trung vào kết quả: Nhờ đó khích lệ sự sáng tạo, cho phép người tham gia dự án được lựa chọn công cụ và đổi mới phương pháp để giải quyết công việc hiệu quả hơn. Cách tốt nhất để tuân thủ quy tắc 100% là thay vì liệt kê cách giải quyết công việc thì chúng ta nên xác định các yếu tố trong WBS dưới dạng kết quả và sản phẩm. 

– Quy tắc 100%: Tổng số công việc ở cấp “con” cũng phải bằng 100% công việc ở “cấp độ mẹ”. Nó được áp dụng ở tất cả các cấp trong hệ thống WBS. Theo đó, một WBS sẽ bao gồm 100% công việc nằm trong phạm vi dự án, được chia thành các cấp chứa điểm kiểm soát, sản phẩm bàn giao, gói công việc và nhiệm vụ. Đây là nguyên tắc quản lý công việc quan trọng nhất khi xây dựng WBS. 

Trên đây là toàn bộ thông tin Work Breakdown Structure là gì, ý nghĩa việc xây dựng bảng công việc (WBS) cho dự án, cách làm WBS, nhược điểm của WBS? Hy vọng bài viết này hữu ích cho cuộc sống của bạn, cảm ơn bạn đã đọc bài viết này!

Xem thêm: Marshmallow là gì? Kẹo marshmallow có tốt không?

Thắc Mắc -