Gantt Chart Là Gì? Sơ Đồ Lập Kế Hoạch Hiệu Quả Nhất

Gantt Chart là gì? và cách nó hoạt động ra sao. Bài viết này sẽ làm rõ bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có và giúp bạn có thêm thông tin về sơ đồ Gantt cũng như ứng dụng tuyệt vời của nó trong đời sống.

Nội Dung Chính

Gantt Chart là gì?

Gantt Chart là một công cụ quan trọng nhất đối với các nhà quản lý và giám đốc. Vậy Gantt Chart là gì? Ứng dụng của nó ra sao.

Biểu đồ Gantt (Gantt Chart) là một loại biểu đồ được sử dụng để hiển thị các nhiệm vụ và sự kiện theo thời gian. Biểu đồ bao gồm hai phần chính. Trục dọc hiển thị tên của các công việc và trục ngang hiển thị dòng thời gian cho các công việc đó. Bằng cách nhìn vào biểu đồ Gantt, bạn có thể dễ dàng nắm bắt thông tin cho từng nhiệm vụ hoặc toàn bộ dự án.

Sự sắp xếp thông tin đơn giản nhưng rõ ràng và trực quan khiến Gantt Chart trở thành một công cụ hữu ích để lập kế hoạch, thực hiện lịch trình hoặc theo dõi các dự án.

Gantt Chart là gì

Gantt Chart là gì?

Nguồn gốc hình thành Gantt Chart là gì?

Gantt Chart góp phần quan trọng vào sự phát triển của một doanh nghiệp. Nhưng thật sự vẫn còn rất ít người biết về nguồn gốc hình thành Gantt Chart là gì?

Vào cuối thế kỷ 19, kỹ sư người Ba Lan Karol Adamiecki đã phát triển một sơ đồ quy trình công việc trực quan được gọi là biểu đồ hài hòa.

Khoảng năm 1910, Henry Gantt, một nhà tư vấn và kỹ sư vận hành, đã đưa khái niệm của Adamecki lên một tầm cao mới. Ông đã thiết kế các biểu đồ cho phép các nhà quản lý sản xuất biết liệu công việc đã hoàn thành trước hay sau thời hạn. Đây là cơ sở cho các công cụ này để chúng ta sử dụng ngày nay.

Nguồn gốc hình thành Gantt Chart là gì

Nguồn gốc hình thành Gantt Chart là gì?

Điều khiến doanh nghiệp cần đến Gantt Chart là gì?

Biểu đồ Gantt chứa các thanh ngang được sử dụng để hiển thị dòng thời gian của một dự án hoặc công việc. Mỗi thanh biểu thị một bước trong quy trình và độ dài biểu thị khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành bước đó. Vậy điều khiến doanh nghiệp cần đến Gantt Chart là gì. Tất cả sẽ được thể hiện dưới đây:

Điều khiến doanh nghiệp cần đến Gantt Chart là gì

Điều khiến doanh nghiệp cần đến Gantt Chart là gì?

Nguyên nhân dẫn đến sự phổ biến của Gantt Chart là gì?

Ngày nay Gantt Chart rất phổ biến đối với doanh nghiệp lớn, nhỏ cũng như những tập đoàn lớn. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển trong doanh nghiệp cũng như nâng cao hiệu suất công việc. Vậy nguyên nhân dẫn đến sự phổ biến của Gantt Chart là gì?

Biểu đồ Gantt là một cách tuyệt vời để lập kế hoạch cho dự án của bạn. Phù hợp với những công việc đơn giản, ít trùng lặp, dễ tạo, người đọc dễ nhận biết, dễ xem công việc và thời gian. Bạn có thể thấy rõ tổng thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Gantt Chart chỉ biểu thị hai trục chính của công việc để hiểu rõ thông tin cần thiết cho dự án như ai chịu trách nhiệm triển khai, thời điểm bắt đầu và hoàn thành công việc cũng như cách các nhiệm vụ liên quan đến lịch trình tổng thể của dự án. Do đó nó rất trực quan và đơn giản, rất dễ hiểu và nhanh chóng tiếp cận những thông tin quan trọng nhất.

Thông tin về người thực hiện công việc và tiến độ thực hiện công việc được công bố giúp mỗi cá nhân hiểu được tầm quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Điều này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc của mình. Các thành viên hiểu rằng sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện của các thành viên khác và của cả dự án.

Biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án cho các nhà quản lý và lập kế hoạch dự án. Điều này cho phép bạn biết cách phân bổ công việc hiệu quả và sử dụng nguồn nhân lực một cách hợp lý và tối ưu. Do đó giảm quá tải và đảm bảo chất lượng công việc.

Nguyên nhân dẫn đến sự phổ biến của Gantt Chart là gì

Nguyên nhân dẫn đến sự phổ biến của Gantt Chart là gì?

Một số điểm chưa tốt của Gantt Chart là gì?

Gantt Chart có những nguyên nhân để trở nên phổ biến mạnh mẽ như hiện nay. Nhờ nó mà giúp nhiều doanh nghiệp quản lý bộ máy vận hành doanh nghiệp của mình tốt hơn. Tuy nhiên, sơ đồ nào cũng sẽ có những điểm hạn chế. Vậy một số điểm chưa tốt của Gantt Chart là gì?

Khi thời lượng và nhiệm vụ trải dài trên trang, biểu đồ Gantt bắt đầu mất đi chức năng của nó vì khó nhìn thấy tổng quan về dự án trên màn hình máy tính. Đồng thời, việc cập nhật thường xuyên cũng chiếm khá nhiều thời gian của người quản lý, nhất là trong các dự án có hàng trăm đầu việc.

Ngoài ra, biểu đồ Gantt không thể hiện độ phức tạp tốt lắm. Ví dụ: Nếu một cột mốc có nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành và mỗi nhiệm vụ đó có các nhiệm vụ con, thì biểu đồ Gantt không thể hiển thị cột mốc đó. Vì lý do này, các nhà quản lý dự án không nên chỉ dựa vào biểu đồ Gantt để quản lý dự án.

Nếu người quản lý cố gắng tạo sơ đồ phân chia công việc cùng lúc với việc tạo biểu đồ Gantt, sẽ có nguy cơ phải lập kế hoạch lại toàn bộ dự án do sơ xuất, tính toán sai thời gian và nguồn lực.

Các dự án có ba ràng buộc cơ bản: Thời gian, chi phí và phạm vi. Không thể trình bày tất cả các chi phí và phạm vi bảo hiểm trên biểu đồ Gantt. Đồng thời, có quá nhiều công việc liên tiếp rối rắm trong biểu đồ của bạn có thể khiến bạn khó biết nên ưu tiên công việc nào.

Công cụ nào vẽ Gantt Chart tốt nhất hiện nay?

Khi lựa chọn công cụ để tạo biểu đồ Gantt, thường có 3 lựa chọn: Excel, phần mềm vẽ biểu đồ Gantt chuyên dụng và phần mềm quản lý dự án có module biểu đồ Gantt. Vậy trong 3 công cụ trên, công cụ nào vẽ Gantt Chart tốt nhất hiện nay?

Excel là công cụ phổ biến nhất do tính linh hoạt và dễ sử dụng của nó. Ưu điểm chính của nó là dễ dàng tùy chỉnh. Mặc dù là một công cụ nổi tiếng, nhưng Excel có những thiếu sót lớn như:

Phần mềm vẽ Gantt Chart chuyên dụng cũng là một lựa chọn hợp lý được thiết kế với mục đích này, cho phép bạn tạo biểu đồ cho bất kỳ loại dự án nào. Nhưng nếu bạn dừng lại ở giai đoạn lập kế hoạch dự án, tất cả sẽ diễn ra rất trơn tru thôi. Khi quản lý các hoạt động và nhiệm vụ, quản trị viên nên chuyển sang một nền tảng hoặc công cụ khác, chẳng hạn như trao đổi, chia sẻ về chất lượng kết quả của từng công việc,…

Phần mềm quản lý dự án tích hợp giao diện biểu đồ Gantt là một lựa chọn hấp dẫn cho các nhà quản lý vì nó cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để quản lý một dự án từ đầu đến cuối.

Ngoài việc tự động hiển thị công việc dưới dạng biểu đồ Gantt, người quản lý có thể giám sát dự án từ nhiều khía cạnh khác, chẳng hạn như bằng Kanban và danh sách kiểm tra. Mỗi phần mềm đều có điểm mạnh và điểm yếu, cùng với nhiều cách sử dụng khác nhau.

Phần mềm cho phép người dùng tạo các dự án phức tạp với các tác vụ nhỏ hơn, việc cập nhật các dự án cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn. Một tính năng rất hữu ích là phần mềm sẽ gửi thông báo tức thì cho các bên liên quan của dự án mỗi khi có thay đổi. Một số phần mềm còn tích hợp công cụ chat nội bộ.

Công cụ nào vẽ Gantt Chart tốt nhất hiện nay

Công cụ nào vẽ Gantt Chart tốt nhất hiện nay?

Bài viết trên đã giải thích Gantt Chart là gì và vai trò của nó trong quản lý dự án. Hy vọng những thông tin này sẽ mang đến cho bạn nhiều điều bổ ích để công việc quản lý của bạn ngày càng tốt hơn và hiệu quả hơn.

Xem thêm: Bất Mãn Là Gì? Xu Hướng Bất Mãn Trong Cuộc Sống

Thắc Mắc, Cơ Cấu-Tổ Chức -